Jak założyć firmę – krok po kroku

Krok po kroku: rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG

Proces rejestracji firmy w CEIDG oferuje trzy główne ścieżki:

1. online
2. osobiście w urzędzie
3. pocztą

Każda z tych metod posiada swoje specyficzne wymagania i implikacje, które warto rozważyć przed podjęciem decyzji.

Rejestracja online za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl

Metoda online jest powszechnie uznawana za najwygodniejszą formę rejestracji, umożliwiającą dopełnienie wszystkich formalności bez konieczności wychodzenia z domu. portal biznes.gov.pl działa przez całą dobę, siedem dni w tygodniu, co zapewnia elastyczność w wyborze czasu na złożenie wniosku. Żeby skorzystać z tej metody, to wymogiem jest posiadanie Profilu Zaufanego (Trusted Profile) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego (podpis kwalifikowany), które służą do potwierdzenia tożsamości i autentyczności składanego wniosku. Alternatywnie, proces rejestracji można rozpocząć za pośrednictwem systemów bankowości internetowej wybranych polskich banków. Warto jednak pamiętać, że rejestracja poprzez bank może ograniczyć się jedynie do wpisu do CEIDG, a inne formalności mogą wymagać odrębnego załatwienia. Istotnym aspektem korzystania z portalu biznes.gov.pl jest jego integracja z innymi systemami administracji publicznej; dane z wniosku są automatycznie przekazywane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz właściwego urzędu skarbowego. Należy również zaznaczyć, że w przypadku rejestracji online nie ma możliwości działania przez pełnomocnika.

Rejestracja w Urzędzie Miasta lub Gminy

Osoby preferujące bardziej tradycyjne metody mogą złożyć wniosek CEIDG-1 osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy. Po przyjęciu wniosku urzędnik potwierdzi jego otrzymanie i zazwyczaj w ciągu jednego dnia roboczego wprowadzi dane do systemu CEIDG. Podczas wizyty w urzędzie konieczne jest okazanie dokumentu tożsamości (dowodu osobistego, paszportu lub mDowodu w aplikacji mObywatel) w celu weryfikacji tożsamości. Wniosek CEIDG-1 można przygotować na kilka sposobów:

• Wypełnić na miejscu (dostępne są papierowe formularze)
• Wypełnić wcześniej online na biznes.gov.pl, wydrukować i przynieść gotowy
• Wypełnić online, uzyskać specjalny kod i podać go urzędnikowi w ciągu 7 dni. Urzędnik zweryfikuje tożsamość, przyjmie wniosek i wprowadzi dane do systemu (zwykle w ciągu jednego dnia roboczego)

Przy składaniu wniosku osobiście dopuszczalne jest działanie przez pełnomocnika.

Rejestracja pocztą

Najmniej popularną metodą jest wysłanie wypełnionego wniosku CEIDG-1 pocztą, listem poleconym. Często pomijanym wymogiem tej metody jest konieczność notarialnego poświadczenia podpisu wnioskodawcy na formularzu. Ze względu na dodatkowe koszty i formalności związane z wizytą u notariusza, ta forma rejestracji jest rzadziej wybierana przez przedsiębiorców.

Niezbędne dokumenty i informacje

Aby sprawnie przejść przez proces wypełniania wniosku CEIDG-1 należy przygotować:

• Podstawowe dane osobowe: Imię, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, PESEL (jeśli jest w posiadaniu)
• Dokument tożsamości: Jego rodzaj, serię i numer
• Obywatelstwo / obywatelstwa
• NIP i REGON: Jeśli już jest w posiadaniu (np. z wcześniejszej działalności). Jeśli nie, zostaną nadane automatycznie po rejestracji
• Adresy: Aktualny adres zamieszkania, adres głównego miejsca wykonywania działalności oraz ewentualnych dodatkowych oddziałów, a także adres do korespondencji (jeśli jest inny niż zamieszkania)
• Nazwa firmy – musi zawierać imię i nazwisko! Można dodać dowolny inny człon, np. wskazujący na profil działalności („Anna Nowak Fotografia Artystyczna”). Można też zdefiniować nazwę skróconą
• Kody PKD: Czyli kody Polskiej Klasyfikacji Działalności określające, czym firma będzie się zajmować. Trzeba wybrać co najmniej jeden, w tym jeden jako główny (przeważający). Od 1 stycznia 2025 obowiązuje nowa klasyfikacja PKD 2025!
• Data rozpoczęcia działalności
• Informacje do ZUS/KRUS: Czy podlega się ubezpieczeniom społecznym w Polsce, czy za granicą?
• Urząd skarbowy: Nazwa i adres urzędu właściwego dla miejsca zamieszkania
• Rachunki bankowe: Numery kont związanych z firmą (prywatnego i/lub firmowego). Ważne dla VATowców: Konto firmowe musi być zgłoszone i widnieć na tzw. Białej Liście
• Tytuł prawny do lokalu: Trzeba oświadczyć, że przedsiębiorca ma prawo do korzystania z nieruchomości pod wskazanymi adresami (np. jest właścicielem, ma umowę najmu)

Wypełnianie wniosku CEIDG-1

Formularz CEIDG-1 jest rozbudowanym dokumentem, który wymaga dokładnego wypełnienia. Składa się z wielu sekcji, z których każda zbiera specyficzne informacje. Szczególnie ważne są:

• Prawidłowe dane dotyczące zgłoszenia do ubezpieczeń
• Poprawny wybór kodów PKD
• Świadomy wybór formy opodatkowania dochodów

• Sekcja 1 (Rodzaj wniosku) pozwala na wybór typu składanego wniosku: o wpis, zmianę wpisu, zawieszenie, wznowienie lub wykreślenie działalności
• Sekcja 2 (Dane wnioskodawcy / przedsiębiorcy) dotyczy danych osobowych przedsiębiorcy, takich jak imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, numery PESEL, NIP i REGON (jeśli posiada), oraz informacje o obywatelstwie.
• Sekcja 3 (Adres zamieszkania) należy podać adres zamieszkania przedsiębiorcy
• Sekcja 4 (Dane kontaktowe) aktualne dane kontaktowe, takie jak numer telefonu, adres e-mail i adres strony internetowej (jeśli dotyczy)
• Sekcja 5 (Dane firmy), w której podaje się nazwę firmy, datę rozpoczęcia działalności oraz planowaną liczbę pracowników
  • Podsekcja 5.1 (Rodzaje działalności gospodarczej wg PKD) należy wskazać kody PKD, które najlepiej opisują prowadzoną działalność. Należy wybrać co najmniej jeden kod, przy czym jeden z nich musi być oznaczony jako przeważający. Wybierając kody PKD, warto zapoznać się z aktualną klasyfikacją PKD 2025
• Sekcja 6 (Adres do doręczeń) służy do podania adresu, na który będzie kierowana korespondencja urzędowa
• Sekcja 7 i 8 (Stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej oraz Dodatkowe stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej) pozwalają na wskazanie miejsc, w których faktycznie będzie prowadzona działalność, w tym ewentualnych jednostek lokalnych (Sekcja 8.1)
• Sekcja 9 (Podlegam obowiązkowemu ubezpieczeniu) należy zaznaczyć, czy przedsiębiorca będzie podlegał ubezpieczeniom w ZUS czy KRUS, a także podać datę powstania obowiązku ubezpieczeniowego i załączyć odpowiednie formularze zgłoszeniowe (np. ZUS ZUA, ZUS ZZA)
• Sekcja 10 (Oświadczenie) zawiera ważne oświadczenia dotyczące braku zakazu prowadzenia działalności, posiadania tytułu prawnego do nieruchomości i świadomości odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń
• Sekcja 11, 12 i 13 dotyczą odpowiednio informacji o zawieszeniu, wznowieniu i zaprzestaniu wykonywania działalności gospodarczej
• Sekcja 14 (Urząd skarbowy) należy wskazać właściwy urząd skarbowy ze względu na miejsce zamieszkania przedsiębiorcy
• Sekcja 15 (Oświadczenie o formie opłacania podatku dochodowego) pozwala na wybór preferowanej formy opodatkowania (zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych)
• Sekcja 16 i 17 dotyczą prowadzenia dokumentacji rachunkowej
• Sekcja 18 – 27 obejmują m.in. informacje o zakładzie pracy chronionej, adresie przechowywania dokumentacji rachunkowej, numerach identyfikacyjnych uzyskanych w innych krajach, rachunkach bankowych, adresie do e-Doręczeń, małżeńskiej wspólności majątkowej, formie prowadzenia działalności, udziale w spółkach cywilnych oraz udzieleniu pełnomocnictwa
• Sekcja 28 – jako ostatnia – zawiera informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w CEIDG zgodnie z przepisami RODO. Na końcu formularza należy podać miejscowość i datę złożenia wniosku oraz złożyć własnoręczny podpis.

Wypełnienie formularza CEIDG-1 wymaga dokładności i staranności. Każda sekcja zbiera istotne informacje, które są następnie wykorzystywane przez różne instytucje państwowe. Szczególną uwagę należy zwrócić na wybór kodów PKD oraz formy opodatkowania, gdyż te decyzje mają długoterminowe konsekwencje dla prowadzonej działalności.

Składanie wniosku:

Po dokładnym wypełnieniu formularza CEIDG-1, należy go złożyć wybraną metodą. W przypadku rejestracji online, wniosek jest przesyłany elektronicznie za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl po uwierzytelnieniu Profilem Zaufanym lub e-podpisem. Przy rejestracji osobistej, wypełniony formularz (lub kod wniosku wygenerowanego online) należy złożyć w urzędzie miasta lub gminy, gdzie tożsamość wnioskodawcy zostanie zweryfikowana. W przypadku wysyłki pocztą, należy pamiętać o notarialnym poświadczeniu podpisu na wniosku przed jego wysłaniem listem poleconym.

Co się dzieje po złożeniu wniosku CEIDG-1

Po złożeniu wniosku (online, w urzędzie lub pocztą z podpisem notarialnym), machina administracyjna rusza:

1. Wpis do CEIDG – firma powinna pojawić się w rejestrze online zazwyczaj w ciągu 1 dnia roboczego od złożenia kompletnego wniosku w urzędzie lub elektronicznie.
2. Nadanie NIP i REGON – jeśli przedsiębiorca nie miał, to urząd skarbowy nada NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), a GUS nada numer REGON (Rejestr Gospodarki Narodowej). Zostaną one automatycznie dopisane do wpisu w CEIDG. NIP pojawia się zwykle w ciągu 1 dnia, REGON w ciągu ok. 7 dni.
3. Informacja dla ZUS / KRUS – CEIDG automatycznie poinformuje ZUS, który zarejestruje przedsiębiorcę jako płatnika składek i prześle informacje dotyczące numeru jego indywidualnego rachunku składkowego oraz dalszych obowiązków

Ważne! Samo zgłoszenie w CEIDG rejestruje przedsiębiorcę jako płatnika. Przedsiębiorca musi jeszcze samodzielnie zgłosić się do ubezpieczeń (społecznych i zdrowotnego) jako osoba ubezpieczona. Można to zrobić na formularzu ZUS ZUA (jeśli to jedyny tytuł do ubezpieczeń) lub ZUS ZZA (jeśli podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, np. pracując jednocześnie na etacie z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym). Jest na to 7 dni od daty rozpoczęcia działalności. Można to zrobić od razu, dołączając odpowiedni formularz ZUS do wniosku CEIDG-1 (szczególnie wygodne przy rejestracji online).

Zrozumienie i wybór kodów PKD:

Polska Klasyfikacja Działalności (PKD) to system kodów służący do klasyfikowania rodzajów działalności gospodarczej w Polsce. Kody te są ustalane na mocy rozporządzenia Rady Ministrów i wykorzystywane do celów statystycznych przez GUS, w oficjalnych rejestrach (takich jak CEIDG i REGON) oraz w systemach informatycznych administracji publicznej. Prawidłowe określenie kodów PKD jest istotne, ponieważ definiuje zakres działalności przedsiębiorstwa, może wpływać na dostępność określonych dotacji lub form wsparcia, a w niektórych branżach także na wysokość stawek podatkowych lub składek na ubezpieczenia społeczne. Aby znaleźć właściwe kody PKD, można skorzystać ze strony internetowej GUS-PKD.PL, gdzie udostępnione są różne narzędzia, w tym wyszukiwarka kodów PKD, a nawet pliki do pobrania (w formatach MS Word i PDF). Pomocna może być również sekcja „Klasyfikacje” na stronie GUS.

Obecnie obowiązującą klasyfikacją jest PKD 2025, która weszła w życie 1 stycznia 2025 roku, zastępując dotychczasową PKD 2007. Wprowadzono jednak okres przejściowy do 31 grudnia 2026 roku, w którym w pewnych kontekstach (statystyka, ewidencja, rachunkowość) dopuszczalne jest jeszcze stosowanie kodów PKD 2007 dla działalności sklasyfikowanych przed 1 stycznia 2025 roku. Niemniej jednak, wszystkie nowe rejestracje oraz zmiany w istniejących wpisach dokonywane po 1 stycznia 2025 roku powinny uwzględniać klasyfikację PKD 2025. GUS udostępnił tak zwane „klucze przejścia” (klucze powiązań), które ułatwiają konwersję kodów z PKD 2007 na PKD 2025. W nowej klasyfikacji wprowadzono pewne zmiany, w tym podział, łączenie oraz modyfikację opisów niektórych kodów.

Wybór optymalnej formy opodatkowania:

Przedsiębiorcy w Polsce mają do wyboru kilka form opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej. Najpopularniejsze to:

• Opodatkowanie na zasadach ogólnych (skala podatkowa): Charakteryzuje się progresywnymi stawkami podatku: 12% dla dochodów do 120,000 zł rocznie i 32% dla nadwyżki ponad tę kwotę. Możliwe jest odliczenie kosztów uzyskania przychodów oraz wspólne rozliczanie się z małżonkiem. Wymaga prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPIR).
• Podatek liniowy: Stawka podatku wynosi 19% niezależnie od wysokości dochodu. Możliwe jest odliczenie kosztów, ale co do zasady nie ma możliwości wspólnego rozliczania się z małżonkiem. Wymagane jest prowadzenie PKPIR.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: Podatek płacony jest od przychodu, bez możliwości odliczania kosztów. Stawki ryczałtu są zróżnicowane i zależą od rodzaju działalności (od 2% do 17%). Obowiązuje uproszczona ewidencja przychodów. Istnieją ograniczenia co do wysokości przychodów oraz rodzajów działalności, które mogą być opodatkowane w tej formie.
• Karta podatkowa: Forma opodatkowania dostępna jedynie dla przedsiębiorców, którzy stosowali ją przed 2022 rokiem i kontynuują jej stosowanie. Nowi przedsiębiorcy nie mogą wybrać tej formy.

Wybór formy opodatkowania powinien być podyktowany indywidualną sytuacją przedsiębiorcy, prognozowaną wysokością przychodów i kosztów, możliwością wspólnego rozliczenia z małżonkiem oraz preferencjami dotyczącymi prowadzenia księgowości. Warto skonsultować się z doradcą podatkowym, aby wybrać najkorzystniejszą opcję.

Rejestracja w ZUS i obowiązki związane z ubezpieczeniami społecznymi

Zasadniczo, każdy przedsiębiorca zarejestrowany w CEIDG podlega obowiązkowi rejestracji w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) jako osoba ubezpieczona oraz jako płatnik składek. Obowiązek ten dotyczy większości form prowadzenia działalności, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych i wspólników spółek cywilnych. Istnieją pewne wyjątki, na przykład w sytuacji, gdy przedsiębiorca jest jednocześnie zatrudniony na etacie z wynagrodzeniem przekraczającym minimalne wynagrodzenie.

Przedsiębiorca jest zobowiązany do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, które obejmują ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe (obowiązkowe), a także ubezpieczenie chorobowe (dobrowolne). Dodatkowo, co do zasady, należy opłacać składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy , z pewnymi wyjątkami dla osób opłacających składki od preferencyjnej podstawy. Obowiązkowe jest również ubezpieczenie zdrowotne, którego wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania i osiąganych dochodów.

Nowi przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulgi na start, która zwalnia z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (z wyłączeniem składki zdrowotnej) przez pierwsze sześć pełnych miesięcy prowadzenia działalności, o ile spełniają określone warunki. Po zakończeniu tego okresu, przez kolejne 24 miesiące, istnieje możliwość opłacania składek od obniżonej podstawy (30% minimalnego wynagrodzenia). Mali przedsiębiorcy, których przychody w poprzednim roku nie przekroczyły określonego limitu, mogą kwalifikować się do programu „Mały ZUS Plus”, umożliwiającego płacenie składek proporcjonalnie do osiągniętego dochodu. Ponadto, mikroprzedsiębiorcy mogą skorzystać z „wakacji składkowych”, czyli zwolnienia z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (z wyjątkiem zdrowotnej) przez jeden wybrany miesiąc w roku kalendarzowym, pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów i złożenia wniosku.

Interakcja z urzędem skarbowym

Informacje o nowo zarejestrowanej działalności gospodarczej są automatycznie przekazywane z CEIDG do właściwego urzędu skarbowego na podstawie adresu zamieszkania przedsiębiorcy. Wybrana forma opodatkowania również jest przekazywana do urzędu skarbowego za pośrednictwem CEIDG. Numer NIP, jeśli nie był wcześniej posiadany, zostaje automatycznie wygenerowany i przypisany do działalności. Podany we wniosku CEIDG-1 numer rachunku bankowego będzie wykorzystywany przez urząd skarbowy do ewentualnych zwrotów podatku.

Rejestracja do podatku VAT jest zazwyczaj obowiązkowa, jeśli wartość sprzedaży przekroczy 200,000 zł rocznie lub jeśli przedsiębiorca będzie świadczył usługi lub sprzedawał towary nieobjęte zwolnieniem z VAT. Rejestracji VAT można dokonać poprzez złożenie formularza VAT-R, który można dołączyć do wniosku CEIDG-1 lub złożyć oddzielnie w urzędzie skarbowym. Możliwa jest rejestracja jako podatnik VAT czynny lub zwolniony (w tym drugim przypadku złożenie VAT-R jest opcjonalne).

Posiadanie dedykowanego rachunku bankowego dla firmy jest wysoce zalecane, a dla podatników VAT jest wręcz niezbędne, gdyż tylko numery rachunków firmowych są publikowane na Białej Liście podatników VAT. Rachunek firmowy jest również wymagany do transakcji objętych mechanizmem podzielonej płatności. Dane rachunku bankowego należy podać we wniosku CEIDG-1.

Inne ważne aspekty

Nazwa firmy jednoosobowej działalności gospodarczej musi zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy. Warto rozważyć dodanie elementu opisującego charakter działalności. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, konieczne może być uzyskanie dodatkowych licencji, zezwoleń lub koncesji. Należy sprawdzić specyficzne wymagania dla wybranych kodów PKD.